Privacyverklaring

Vereniging Gepensioneerden Swift — hierna “VG Swift” — hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarvoor, wie ze kan zien, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Vereniging Gepensioneerden Swift, gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42152540. Het bestuur is verwerkingsverantwoordelijke.

Contact:

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die u zelf aan ons verstrekt, en de gegevens die ontstaan doordat u het ledenplatform gebruikt.

Als u zich aanmeldt als lid (via het ledenplatform op mijn.vg-swift.nl):

• Persoonsgegevens — naam, adres, e-mailadres en geboortedatum; en, als u dat invult, telefoonnummer.
• Uw tijd bij Swift — of u nog bij Swift Nederland werkt, de jaren dat u bij Swift werkte en bij welke verzekeraar(s) u pensioen heeft opgebouwd.
• Uw akkoorden — dat u akkoord gaat met deze privacyverklaring, de machtiging om namens u een eventuele vordering op Swift te stuiten, en uw verklaring dat u alles naar waarheid heeft ingevuld. Van elk akkoord bewaren wij het moment en de tekst waarmee u akkoord gaf.
• Lidmaatschap — uw lidnummer, of u gewoon of geassocieerd lid bent, de status van uw lidmaatschap, uw taalvoorkeur, en welk bestuurslid uw aanmelding heeft goedgekeurd.
• Contributie — welke contributie u heeft betaald: bedrag, jaar en datum. Uw rekeningnummer staat niet in het ledenplatform; dat zien wij alleen op ons eigen bankafschrift.
• Documenten — stukken die u zelf in uw eigen documentenarchief zet, zoals pensioenoverzichten.

Als u het ledenplatform gebruikt:

• Inloggen — uw wachtwoord (onleesbaar opgeslagen), en als u tweestapsverificatie gebruikt de bijbehorende sleutel.
• Sessie — zolang u bent ingelogd: uw IP-adres en het type browser. Dat verdwijnt als u uitlogt of de sessie verloopt.
• Logboek — een beveiligingslogboek van onder meer mislukte inlogpogingen (met het e-mailadres waarmee werd geprobeerd), wachtwoordwijzigingen, wijzigingen in tweestapsverificatie, en wat bestuursleden in het beheer doen, zoals goedkeuren, betalingen vastleggen en het downloaden van uw documenten.

Als uw aanmelding niet lukt:

• Mislukte aanmelding — weigert het formulier iets, of gaat er aan onze kant iets mis, dan bewaren wij uw naam, uw e-mailadres en wat er misging (welk veld, met de melding die u zag — niet wat u had ingevuld), zodat het bestuur contact met u kan opnemen.

Als u op een andere manier contact met ons heeft:

• Inhoud van uw berichten — de correspondentie die u met ons voert via e-mail of WhatsApp.
• Telefoonnummer — wanneer u gevraagd heeft om toegevoegd te worden aan onze WhatsApp-groep.
• Vrijwillig gedeelde informatie — bijvoorbeeld over uw pensioensituatie, wanneer u die deelt in het kader van belangenbehartiging.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie, politieke voorkeur) tenzij u die uit eigen beweging met ons deelt en daarvoor expliciet toestemming geeft.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Ledenadministratie: uw aanmelding beoordelen, uw lidmaatschap bijhouden en de contributie verwerken.
• Behartigen van de collectieve belangen van gepensioneerden, zoals het nastreven van indexatie van het verzekerd pensioen.
• Namens u een eventuele vordering op Swift stuiten, zodat die niet verjaart (op grond van uw machtiging).
• U op de hoogte houden van de activiteiten van de vereniging, via het ledengedeelte en per e-mail.
• Het ledenplatform beveiligen en misbruik kunnen opsporen.
• Reageren op uw vragen of verzoeken, en u toevoegen aan de WhatsApp-groep als u dat heeft gevraagd.

4. Op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst — uw lidmaatschap: de ledenadministratie en de contributie.
• Uw toestemming — voor de machtiging tot stuiten, voor de WhatsApp-groep en voor informatie die u vrijwillig met ons deelt. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Gerechtvaardigd belang — bij het behartigen van de gedeelde belangen van (oud-)medewerkers van Swift, bij de beveiliging van het ledenplatform, zoals het logboek, en om contact met u op te nemen als uw aanmelding niet lukt.
• Wettelijke verplichting — de vereniging moet haar financiële administratie bewaren.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concreet:

• Ledengegevens: voor de duur van het lidmaatschap plus maximaal twee jaar daarna voor administratieve afwikkeling. Daarna verwijdert het bestuur ze.
• Afgewezen aanmeldingen: tot na de eerstvolgende algemene vergadering, omdat u tegen een afwijzing nog bij de algemene vergadering terecht kunt (artikel 5 lid 2 van de statuten); daarna verwijderen wij ze.
• Niet afgemaakte aanmeldingen (e-mailadres nooit bevestigd): uiterlijk zes maanden.
• Mislukte aanmeldingen (naam, e-mailadres en wat er misging): maximaal 30 dagen.
• Betalingsgegevens in de boekhouding: zeven jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Logboek: maximaal twee jaar.
• Sessiegegevens (IP-adres, browser): tot u uitlogt of de sessie verloopt.
• Correspondentie: maximaal zeven jaar wanneer deze dossierwaarde heeft (bijvoorbeeld bij een lopende juridische kwestie), anders korter.
• Back-ups: de server maakt elke nacht een back-up; die wordt na zeven dagen overschreven. Onze hostingpartner bewaart daarnaast eigen back-ups van de server, maximaal 90 dagen. En het bestuur bewaart af en toe een versleutelde back-up op een eigen computer, maximaal drie maanden.
• Toegangslogs van de webserver (IP-adressen van bezoekers): bij onze hostingpartner maximaal twaalf maanden.

6. Wie kan uw gegevens zien, en met wie delen wij ze?

Binnen de vereniging hebben alleen bestuursleden toegang, en ieder alleen tot wat bij de eigen taak hoort:

• Alle bestuursleden zien de ledenlijst en uw ledengegevens, inclusief uw tijd bij Swift, uw verzekeraars en uw betaalde contributie.
• Uw eigen documentenarchief is alleen voor u en het bestuur; elke download door het bestuur wordt vastgelegd in het logboek.

Andere leden zien uw gegevens niet.

Buiten de vereniging verstrekken wij uw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen ze alleen in de volgende situaties:

• Advocaat of juridisch adviseur — als dat nodig is voor de belangenbehartiging, bijvoorbeeld om namens u een vordering op Swift te stuiten. Wij delen dan alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. Voordat wij gegevens van individuele leden met een advocaat of adviseur delen, laten wij u dat vooraf weten.
• Onze hostingpartner — mijn.host, met servers in Nederlandse datacenters. Daar staan de website, het ledenplatform, de database, de back-ups en onze e-mail. Mijn.host verwerkt deze gegevens alleen in onze opdracht, op grond van een verwerkersovereenkomst, en schakelt daarvoor zelf ook leveranciers in (zoals voor back-ups); die staan op mijn.host/trust/subverwerkers.
• Onze bank — ABN AMRO ontvangt uw betaling, met uw naam en rekeningnummer.
• Wettelijke verplichting — wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Bij toevoeging aan de WhatsApp-groep wordt uw telefoonnummer zichtbaar voor andere groepsleden. WhatsApp wordt beheerd door Meta; op dat gebruik is tevens het privacybeleid van Meta van toepassing.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Onder meer:

• Alle verbindingen met de website en het ledenplatform zijn versleuteld (https).
• Wachtwoorden worden onleesbaar opgeslagen.
• Documenten in uw archief worden versleuteld opgeslagen.
• Bestuursaccounts kunnen alleen inloggen met tweestapsverificatie.
• Ieder bestuurslid heeft alleen toegang tot wat bij zijn taak hoort, en handelingen in het beheer worden vastgelegd.
• De server staat in Nederland en er wordt elke nacht een back-up gemaakt.

8. Uw rechten

Veel kunt u zelf: op Mijn gegevens in het ledenplatform ziet en wijzigt u uw persoonsgegevens, uw tijd bij Swift en uw verzekeraars, en in uw documentenarchief beheert u uw eigen stukken.

Daarnaast heeft u op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering — uw gegevens laten wissen. Uw gegevens verdwijnen dan ook uit het ledenplatform; in de back-ups blijven ze nog bewaard tot die volgens § 5 worden overschreven of opgeruimd.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten.
• Overdracht — uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar — tegen de verwerking van uw gegevens.
• Intrekken toestemming — op elk moment, zonder opgaaf van reden. Dit geldt ook voor de machtiging tot stuiten.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar . Wij reageren binnen vier weken.

9. Website, ledenplatform en cookies

Onze website gebruikt geen cookies. Wij volgen uw surfgedrag niet en delen geen gegevens met advertentiepartijen. De lettertypen staan op onze eigen server; voor de opmaak van deze website is geen verbinding met een ander bedrijf nodig.

Het ledenplatform gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te kunnen inloggen en het platform te beveiligen: een sessiecookie, een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren, en — alleen als u daarvoor kiest — een cookie om ingelogd te blijven. Geen tracking, geen analyse.

10. Klachten

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via — wij lossen het graag samen op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij de leden.

Terug naar de startpagina